Расчёт заказа поставщику по 1С: где он ошибается

Где бы ни считали заказ, в 1С, в таблице закупщика или у агента, формула одна: к заказу = спрос в день × покрытие − остаток − товар в пути. Результат округляется вверх до кратности упаковки.

Спрос в день

сколько продано за период, делённое на число дней

Покрытие

на сколько дней вперёд нужен запас: до следующего завоза и с запасом на задержку. В примерах ниже у хлеба это 1 день, у бакалеи — 13 дней

Остаток

сколько товара на складе по данным учёта

Товар в пути

что уже заказано у поставщика, но ещё не пришло

Кратность

сколько штук в упаковке: 26 салфеток при коробе на 24 превращаются в 48

По описанию самой фирмы «1С», в 1С:Управление торговлей есть автоматический расчёт закупок, min-max и прогноз спроса с сезонностью. В базовом варианте min-max минимальный и максимальный остаток задают вручную.

Любая из этих формул верна ровно настолько, насколько верны остаток, спрос и справочник. Когда сотрудники говорят «у нас 1с сломалось», обычно сломалась не 1С, а данные в ней. Ниже — три такие поломки и две ловушки расчёта.

Отрицательный остаток означает недостачу или ошибку учёта: продажу провели раньше прихода, товар оприходовали не на ту карточку, пересорт не оформили. 1С-специалисты на форуме описывают это без прикрас: «А если ругается на остаток, то тетя Клава из соседнего отдела по дружески сделает ОприходываниеИзлишков».

Если вычесть минус в формуле, заказ вырастет ровно на величину ошибки. Пример: хлеба продаётся 22 штуки в день, покрытие — один день, в 1С остаток −6. «В лоб»: 22 − (−6) = 28 штук. Правильно: 22 штуки, а позиция уходит на инвентаризацию.

Масштаб бывает большим. В демо-магазине на 6 910 позиций агент нашёл 1 384 отрицательных остатка, это каждая пятая позиция. Валовая прибыль по отчёту — 610 314 ₽, из них 311 974 ₽ съедают позиции в минусе и непроведённые приходы. Пример работы продукта, не результат клиента: демо-магазин, обезличенные выгрузки 1С.

Что делать

• Не вычитать минус из заказа, считать позицию по чистому спросу
• Отправить позицию на инвентаризацию и найти причину: порядок проведения, пересорт, чужая карточка
• Проверять минусы после каждой загрузки, а не раз в год

Дубль — одна и та же позиция, заведённая в 1С несколько раз: «Салфетки влажные 15 шт» и «Салфетки вл. 15шт.». Продажи и приходы расходятся по двум карточкам, и расчёт видит два медленных товара вместо одного ходового.

На форумах 1С-специалистов масштаб описывают так: «Сотрудники безответственно ведут учет, завели больше тысячи дублей номенклатуры». Причину там же называют одной фразой: «у всех своя точка зрения как это должно быть именоваться». У закупщика, кладовщика и бухгалтера названия расходятся.

Пример. Влажные салфетки, короб 24 штуки, покрытие 13 дней. Карточка А продаётся по 2,0 штуки в день, остатка нет. Карточка Б — по 1,4 штуки в день, остаток 18.

По карточкам отдельно

А: 2,0 × 13 = 26 → два короба, 48 шт. Б: 1,4 × 13 − 18 = 0,2 → ещё короб, 24 шт. Итого 72 шт.

Одной позицией

3,4 × 13 − 18 = 26,2 → два короба, 48 шт.

Разница

лишний короб на 24 шт., который ляжет на склад

Дубли раздувают не только заказ. Остаток одной карточки не виден в другой, поэтому менеджер может отказать клиенту в товаре, который лежит на складе. Прогноз по двойнику при этом считается только на части истории продаж.

Как это выглядит в справочнике: в демо-базе «Сок 1 литр» и «Сок 1л» — одна позиция. 37 продаж ушли по карточке без остатка, а 107 штук лежат на двойнике. Рядом стоят пары, которые склеивать нельзя: «Редиска» и «Редька», вода газированная и негазированная. Названия «80 г» и «180 г» похожи на 98%. Пример работы продукта, не результат клиента.

Что делать

• Склеить дубли до расчёта: по артикулу, штрихкоду и началу названия
• Спорные пары отдать человеку, а не склеивать автоматически
• Ловить дубль в момент заведения, иначе после чистки они появятся снова: «Бороться с дублями, если отдел закупок будет продолжать их сознательно рожать - как минимум бесполезно»

Хвост — позиция, которой за всё покрытие продастся меньше одной штуки. Формула покажет доли штуки, а округление до кратности превратит их в целый короб.

Пример. Салфетки для оптики продаются раз в 20 дней — 0,05 штуки в день. Покрытие 13 дней: 0,05 × 13 = 0,65 штуки. Остатка нет, короб — 24 штуки. «В лоб» расчёт закажет 24, и их хватит на 480 дней. Правильно — не заказывать автоматически, а решить вручную: продавать под заказ, взять меньшую фасовку или вывести позицию из ассортимента.

Каждый такой короб — замороженные деньги: товар занимает место на складе, а оборотные средства не работают. Цена таких ошибок видна и в мировых цифрах: по оценке IHL Group (2023), мировой ритейл теряет $1,77 трлн в год из-за расхождений в запасах. Из них $1,2 трлн приходится на пустые полки, $562 млрд — на излишки.

Что делать

• Помечать позиции, где спрос за покрытие меньше одной штуки
• Решать по ним вручную: под заказ, другая фасовка или вывод из ассортимента

Товар в пути

Если открытые заказы поставщикам не попадают в расчёт, колонка «в пути» всегда ноль. Тогда новый заказ дублирует тот, что уже отправлен и едет. Проверьте, видит ли ваш расчёт заказы, которые ещё не пришли.

Пример. Шоколад, короб 20 штук: спрос за покрытие 92,3 штуки, остаток 40, в пути 24. С учётом пути к заказу 28,3 → два короба, 40 штук. Если колонка «в пути» пустая, выйдет 52,3 → три короба, 60 штук: лишний короб к тому, что уже едет.

Сезон

По одной месячной выгрузке спрос считается средним за период, без сезонности и дней недели. Для прогноза с сезоном нужна история продаж от 8 недель. Если истории нет, честнее считать по среднему и пересчитывать чаще, чем делать вид, что прогноз учитывает сезон.

• Выгрузите отчёт «Остатки товаров» и отберите строки меньше нуля: сколько позиций в минусе
• Возьмите десять ходовых товаров и поищите каждый по началу названия: сколько у него карточек
• Найдите позиции, где продажи за покрытие меньше одной штуки: это ваши хвосты
• Проверьте, попадают ли открытые заказы поставщикам в расчёт заказа
• Посчитайте, сколько недель истории продаж есть в выгрузке: меньше 8 — сезон не учесть

Нашлось что-то хотя бы по двум пунктам — значит, заказ поставщику уже считается с ошибкой. Вопрос только в её размере.

• Работает на трёх стандартных выгрузках 1С: «Валовая прибыль по номенклатуре», «Остатки товаров», «Анализ закупок». Дорабатывать 1С не нужно
• После каждой загрузки делает 14 сверок с исходными выгрузками: итоги сходятся с 1С до копейки
• Арифметику считает код, а не языковая модель: формула открыта, минусы не вычитаются, хвосты не заказываются
• Готовит заявку поставщику отдельным файлом Excel со всеми реквизитами. Решает и отправляет её ваш закупщик
• Похожие карточки сверяет агент учётных систем по весу, объёму и артикулу, а склеивает их человек